会社内向け案内文書を書く機会がありました。
こんにちは。もるぺこです。
文章の書き方って難しいですよね。とくに他人に向けて書く文章は、自分目線でかいてると全然伝わらない。
最近、ビジネスの場で、ある新規導入システムについて、文章をで説明をする機会がありました。
見事に撃沈したので、そこで学んだ極意をお届けします。
文章の書き方の極意3ポイント！！
新入社員向けということで最低限に絞っています。
①導入部分は抽象から具体
例えば、会社で新システムを導入するとき、冒頭から「システム導入しますー。皆さん来年4月からお願いしますねー。」では、まずい。
「何だこいつ！今までのシステムのままでいいよ〜。」ってなっちゃいます。
こういう場合は、大きな視点から書きます。まず社会全体の流れから。
例えば、、
昨今の世間のデジタル化の波を受け、世の中のモノすべてかデジタル化されています。音楽、動画、ラジオなどは当たり前のようにスマホから体験でき、銀行口座、株式投資、通貨などもデジタル化の影響を受けています。
また、働き方改革などの政策もあり、在宅勤務、リモートワーク、サテライトオフィスなど働き方は多様化しています。
こんな感じで導入を入って、
この波を受けて、当社としても、新しい販売管理システムを導入し、アナログの作業を廃止し、このデジタル化に対応していく方針です。
つきましては、新しい販売管理システムを新年度から導入したい。
こんな風につなげていくのです。こうすると説明を受ける側としても、「時代の流れだし、やるしかないよね。ライバル会社にも後れを取りたくないし。」となるのです。
②結論は一番初めに！！
聞く側が一番知りたいのは、結論どうなるの？ってこと。
結論に至った経緯や説明する側の熱い思いなど、どうでもいいのです。
要は、結論とそれをしなければならない理由。これだけです。
例えば、こんな感じ。
結論：新システムを導入するので、操作方法が変わる。
理由：新システムの機能で業務を自動化し、生産性が上げるため。
まちがっても、システムの設計が素晴らしいとか、システム会社選定の経緯など、関係のない話はしないこと。もう一度言いますが、相手は結論がほしい。あなたの努力はどうでもいいのです。
③相手に行動をお願いするときは明確に。
案内文の中に、聞き手にやってほしいことがある場合は、できるだけ丁寧に、そして簡単な表現で伝えましょう。
ビジネスの場で、とくに相手の慣れない分野（工場勤務の人に、経理の説明をする。など。）で、自分が言いたいことの半分が伝わっていれば、その人は、とても優秀な人です。それくらい人は話を聞かないし、理解力がないです。
見出しに、「お願いしたいこと。」などと書かないと、まず、やってくれません。
個人的には、もっと直接的に、「あなたにやってほしいこと。」とか書いてもいいくらいだと思います。
そして、箇条書きにすること。ダラダラと文章を書いても誰も読んでくれません。できるだけ簡潔に書くこと。
例えば、
①テスト操作のお願い
営業事務担当者は、新システムの操作練習を●月●日から●月●日の間に行ってください。
練習するためのデータはこちらを使用してください。
②アンケートご回答のお願い
新システムの操作練習後に、操作感についてのアンケートにご回答お願いします。
テスト期間終了後に、対象者にメールが自動配信されますので、
●月●日までにご回答お願いします。
要は、誰にあてたお願いか。いつやって欲しいのか。どんなテストをするのか。を明確にすること。
まとめ
今回は新入社員向けの文章の書き方についてお話しました。
①抽象から具体
②結論が先
③やってほしいことは明確に書く。
当たり前のようで、年をとっても、なかなか身につかない極意でした。
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